Monter un Marché de Numérisation pour toute la ville

 Monter un marché, c’est pas un cadeau !

Monter un marché de numérisation pour plusieurs projets de votre institution – ca relève de l’acrobatie !!

Mais monter un marche de numérisation pour l’ensmeble des services culturels de la ville – ca relève de la haute voltige !!!

Comme ils ont peur de rien par chez nous, c’est quand même ce que le service des ”Marchés publics” nous a enjoint de faire !

Alors, une fois de plus, non comme modèle, mais comme exemple, je vais vous dire comment on a fait. Je vous passe le flou et les repentirs pour exposer une méthode propre.

Méthodo

1. On a réunit l’ensemble des services demandeurs.
2. On déduit de leurs besoins 5 grands types de lot en regroupant les projets concernant des supports proches, ie nécessitant des technologies, des outils et des acteurs identiques.
3. On fait remplir à chaque service demandeur une fiche descriptive de leurs besoins pour chacun de leur projet.
4. On leur demande de budgéter chacun de leur projet
5. On rassemble tout ca et on en déduit le type d’appel d’offre à lancer

Obstacles

La profusion des besoins est énorme :

• Avec ou sans MRT ?
• Avec ou sans OCR ?
• Recto ou recto-verso ?
• Relié ou pas ?
• Quel format ?
• Couleur ou pas ?
• Avec ou sans meta-données ?
• Compatible avec tel logiciel ou pas ?
• a intégrer à la base joconde ou pas ?
• Avec outil de diffusion ?

Et je vous parle pas des musées dont je suis pas expert !!

Résultat

Nous on a fait 5 lots avec des sous-lots dedans. Chaque projet identifié correspond à un sous-lot. Les prestataires répondent par lot. On demande au prestataire un prix forfaitaire global par lot avec une décomposition globale au niveau de chaque sous-lot.

On peut demander une visite obligatoire sur site pour qu’ils voient l’état du chantier. 

LOT 1 : PERIODIQUES AVEC OUTILS DE DIFFUSION

LOT 2 : DOCUMENTS ECRITS NORMAUX

LOT 3 : DOCUMENTS ECRITS PRECIEUX

LOT 4 : ICONOGRAPHIE NORMALE

LOT 5 : ICONOGRAPHIE PRECIEUX

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Fiche à remplir par les services demandeurs

Genre : ICONOGRAPHIE ou DOCS ECRITS (supprimer la mention inutile)

Lot :

Service demandeur :

COLLECTION FOURNIE PAR LE CLIENT :

Titre :

Description :

Type du document :

Quantité totale :

Format du document (avec estimation quantitative afférente) :

Qualité du document (avec estimation quantitative afférente) : (1)

Quantité (%) de documents reliés :

Quantité (%) d’imprimés s’ouvrant à 120° :

Quantité (%) d’imprimés s’ouvrant à 180° :

Fournitures des métadonnées par le client (oui/non) :

Remarques sur la collection :

LE PRESTATAIRE DEVRA FOURNIR :

Livraison sous forme : Cds, DVDs ou disques durs en prêts fournis pas le prestataire :

Types de fichier de conservation (avec résolution) :

Types de fichiers de diffusion (avec résolution) :

Numérisation attendue (quantité et/ou %) :

	Noir et Blanc	Couleurs
Avec OCR
Sans OCR

Nommage des fichiers :

du type : « nom-de-l’établissement_nom-de-la-collection_AAAAMMJJ.extension »

Indexation attendue :

• Extraction automatique de métadonnées (oui/non) :
• Intégration des métadonnées fournis par le client (oui/non) :
• Enrichissement des métadonnées par le prestataire (oui/non) :
• Format des métadonnées (ex : Dubin core ; IPTC) :
• Métadonnées encapsulées ou externes :

Remarques sur les délais :

Remarques sur le contrôle qualité :

Un contrôle qualité par échantillonnage de la production sera réalisé par le prestataire. Les modalité de ce contrôle doivent obéir à la norme NF ISO 2859-1 (“Règles d’échantillonnage pour les contrôles par attributs – Partie 1 : procédures d’échantillonnage pour les contrôles lot par lot, indexés d’après le niveau de qualité acceptable”). Les lots seront refusés si le taux d’images non conformes aux spécifications techniques du cahier des charges excède 0.65%.

Remarques sur les métadonnées :

Remarques :

ELEMENTS INTERNES :

Année(s) prévue(s) de réalisation :

Evaluation budgétaire annuelle :

Remarques :

 

(1) Remarques :

 le document peut être :

• en « très mauvais état » : très friable et/ou très translucide et/ou très détérioré : Manipulation avec beaucoup de soins
• en « mauvais état » : nécessite une manipulation respectueuse
• en « bon état » : pas de problème particulier de lecture et/ou lisibilité et/ou manipulation